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策劃中小型會議的注意事項|西安會議公司

時間：2018-11-29

對于西安會議策劃公司來說，不論是大型的會議還是中小型的會議，都是不容忽視的，都必須要竭盡全力去解決其中可能會出現的問題，那么一般在舉辦策劃中小型會議時要注意哪些問題呢，今天西安會議策劃公司——尚菲文化就來介紹一下中小型策劃會議時的一些注意事項吧。
一、投影、擴音設備的提前布置調試
現在會議上打都會用到投影儀，因此要注意投影幕布盡量不要擋住會議室內會議主題幕布或條幅，擴音設備應于會議前1小時調試好。
二、賓客姓名標簽的擺放
西安會議策劃公司了解到現在較為流行的是圓桌會議，因為這樣賓客不分主次、先后；如果正好會場沒有圓桌會議室，那就選擇長型的，長型會議桌則一定要在賓客順序安排上多用心，要按賓客的身份、主次把順序安排好，這個是至關重要的,一般會議主辦人應坐在右前方，賓客的主角坐在對面，依次類推，當然也可靈活掌握，但一定要有利于賓客的發言，提升會議氣氛。
三、會場擺放的的鮮花一定要鮮艷，水果一定要新鮮、漂亮，這都是為了使沉悶的會議室增添一絲亮點。
當以上這些準備工作到位后，也許會有提前到的嘉賓，這時一定要做好接待工作，不能讓客人感到冷場，給每個與會人員發一份會議資料，包括會議文件袋、筆記本和筆。然后，當嘉賓陸續到齊后，招待各位嘉賓入位，并吩咐會場服務人員倒上茶水。
會議正式開始后，還不能放松，還要做好會議管理，會議管理看似簡單，但實質上如果要把它做好也是得廢一番苦心的。要注意會議上的類似現象，開會手機鈴聲此起彼伏、抽煙耳語、遲到早退、講話不入主題、會上不說，會后發牢騷等現象，都是會議質量不高、會風不好的典型例子。因此西安會議策劃公司提醒在會議管理這塊要做好必須注意以下幾個事項：
一、要提前制定會議紀律并嚴格遵守
這個在給每個人發的會議材料中的《會議注意事項》里面就要寫明，諸如，進入會場前把手機調至振動或關機，這一點在與會者進入會場前也要提醒一下。
二、召開會議須事先明確三個角色：會議主持、會議調度和會議記錄
會議主持起到一個主線的作用，其職責是宣布會議開始、提出會議議題、把握會議時間、執行會議制度、總結會議內容、跟蹤會議結果。
會議調度，起到把握整個會議主題，以防跑題的作用。
會議記錄，詳細記錄會議的要點和細節，準備會議紀要，以便于會后做出客觀的會議評估。起到一個支持的作用，負責準確記錄會議的要點并發放會議紀要，最后確認執行人及完成時間。
三、主持人、調度人利用各種方法使會議緊扣主題，提升會議氣氛，使與會的每一個人都敢于說、參于說，從而達到預期的效果。大家都緘口沉默對會議本身來說不是好事情，只有讓每個于會者都圍繞話題說出真正想說的，真正有價值的才達到了會議的最高境界。
可能大家會覺得到這會議就結束了，其實不然，西安會議策劃公司表示還要最后一件事，會議追蹤。會議組織者除了通知、組織會議外，一定要保證會上決定的會議目標、工作任務得到全面貫徹。與會者在會上在充分討論一個事情后，必須馬上決定此事的負責人、需要協調的部門以及完成時間。最后會議跟蹤、監督工作更是不容忽視。只有監督將會議議項完成了，會議才真正結束了。
上面說的這些，不管是剛開始的會議籌備還是會中的會務會議管理，到最后的會議跟蹤，都是一場成功會議不可缺少的步驟，因此西安會議策劃公司在此提醒大家都要謹慎對待。
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