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策劃中小型會議的注意事項|西安會議公司
時間:2018-11-29
對于
西安會議策劃公司
來說,不論是大型的會議還是中小型的會議,都是不容忽視的,都必須要竭盡全力去解決其中可能會出現的問題,那么一般在舉辦策劃中小型會議時要注意哪些問題呢,今天
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——尚菲文化就來介紹一下中小型策劃會議時的一些注意事項吧。
一、投影、擴音設備的提前布置調試
現在會議上打都會用到投影儀,因此要注意投影幕布盡量不要擋住會議室內會議主題幕布或條幅,擴音設備應于會議前1小時調試好。
二、賓客姓名標簽的擺放
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了解到現在較為流行的是圓桌會議,因為這樣賓客不分主次、先后;如果正好會場沒有圓桌會議室,那就選擇長型的,長型會議桌則一定要在賓客順序安排上多用心,要按賓客的身份、主次把順序安排好,這個是至關重要的,一般會議主辦人應坐在右前方,賓客的主角坐在對面,依次類推,當然也可靈活掌握,但一定要有利于賓客的發言,提升會議氣氛。
三、會場擺放的的鮮花一定要鮮艷,水果一定要新鮮、漂亮,這都是為了使沉悶的會議室增添一絲亮點。
當以上這些準備工作到位后,也許會有提前到的嘉賓,這時一定要做好接待工作,不能讓客人感到冷場,給每個與會人員發一份會議資料,包括會議文件袋、筆記本和筆。然后,當嘉賓陸續到齊后,招待各位嘉賓入位,并吩咐會場服務人員倒上茶水。
會議正式開始后,還不能放松,還要做好會議管理,會議管理看似簡單,但實質上如果要把它做好也是得廢一番苦心的。要注意會議上的類似現象,開會手機鈴聲此起彼伏、抽煙耳語、遲到早退、講話不入主題、會上不說,會后發牢騷等現象,都是會議質量不高、會風不好的典型例子。因此
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提醒在會議管理這塊要做好必須注意以下幾個事項:
一、要提前制定會議紀律并嚴格遵守
這個在給每個人發的會議材料中的《會議注意事項》里面就要寫明,諸如,進入會場前把手機調至振動或關機,這一點在與會者進入會場前也要提醒一下。
二、召開會議須事先明確三個角色:會議主持、會議調度和會議記錄
會議主持起到一個主線的作用,其職責是宣布會議開始、提出會議議題、把握會議時間、執行會議制度、總結會議內容、跟蹤會議結果。
會議調度,起到把握整個會議主題,以防跑題的作用。
會議記錄,詳細記錄會議的要點和細節,準備會議紀要,以便于會后做出客觀的會議評估。起到一個支持的作用,負責準確記錄會議的要點并發放會議紀要,最后確認執行人及完成時間。
三、主持人、調度人利用各種方法使會議緊扣主題,提升會議氣氛,使與會的每一個人都敢于說、參于說,從而達到預期的效果。大家都緘口沉默對會議本身來說不是好事情,只有讓每個于會者都圍繞話題說出真正想說的,真正有價值的才達到了會議的最高境界。
可能大家會覺得到這會議就結束了,其實不然,
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表示還要最后一件事,會議追蹤。會議組織者除了通知、組織會議外,一定要保證會上決定的會議目標、工作任務得到全面貫徹。與會者在會上在充分討論一個事情后,必須馬上決定此事的負責人、需要協調的部門以及完成時間。最后會議跟蹤、監督工作更是不容忽視。只有監督將會議議項完成了,會議才真正結束了。
上面說的這些,不管是剛開始的會議籌備還是會中的會務會議管理,到最后的會議跟蹤,都是一場成功會議不可缺少的步驟,因此
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在此提醒大家都要謹慎對待。
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