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如何做好大型活動策劃的現場管理|西安慶典公司

時間：2018-11-15

現如今，很多公司都會注重企業自身宣傳，宣傳就要涉及到大型活動策劃，而在這個活動過程中的現場管理尤為重要。在組織大型活動的過程中，給我們成功與失敗的機會只有一次，策劃大型活動每一次都是現場直播，一旦出現失誤就無法彌補了。 西安慶典策劃公司——西安尚菲為大家詳細解答如何做好大型活動策劃的現場管理，希望對大家有所幫助。
首先，我們先看看在大型活動策劃執行過程中最容易出現的三個問題：
 
1、活動現場分工不明確導致管理混亂；
 
2、活動前期準備不足造成的現場事物的漏缺；
 
3、對現場突發事件的處理缺乏一定的準備和技巧 。
 
西安慶典策劃公司——西安尚菲建議在執行活動之前必須做好這幾件事：
 
1、角色劃分：對參與活動的全體人員進行科學的角色劃分，使工作分工明確，易于操作。
 
①活動的組織方：主要包括活動的主辦方、承辦方、協辦方等參與活動整體策劃和運作的單位和個人。不管是在程序上，還是事件的實際處理過程中，活動的組織各方都需要很緊密的合作與聯系，對于他們的管理和協調亦非常重要。
 
②場館方：主要是指場地的所有者或管理者。例如在體育館舉行演唱會時的體育館方，在社區舉辦活動時的社區街道辦或者物業管理方等。他們在整個活動的進程中充分扮演著活動實際操作過程中的把關和配合角色。
 
③演員/主持/選手方：這方面主要包括參與活動的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發言人等活動的表現主體人員。
 
④舞臺/燈光/音響制作方：主要包括舞臺的搭建、燈光的安裝、音響的調試等幾個方面的工作人員。嚴格制定舞臺設備的搭建處理工作，確?；顒拥陌踩约巴晟?。
 
⑤嘉賓/觀眾方：主要包括到場的領導、嘉賓、評委、觀眾等幾方面的人員。對于某些大型的活動，因為參與嘉賓人數眾多，且與之相關的活動頻繁時，也可以把嘉賓和觀眾方分開進行管理。
 
⑥媒體記者方：主要包括活動邀請的媒體和主動前來采訪的媒體。因為每次活動都會產生一定的社會效應，而且很多公關活動的最終目的就是增加宣傳力度、擴大影響力，媒體的參與對于整個活動的效益評估具有很大的參考價值。所以對于媒體方的管理也就理所當然的獨立為面了。
 
有時候，某些大型活動的每一項都可能會有很多事務，例如一場大型的演出在演員方面，可能在道具、演員食宿、后臺設備等方面都有很多事情要做，那么這個時候可以在角色劃分的基礎上，再對各項事務進行進一步的細分。西安活動策劃公司--西安尚菲建議大家在角色的劃分上應該充分考慮到具體活動的實際情況，根據實際情況來決定劃分的具體內容才能取到事半功倍的效果。
 
所有的活動策劃都會注重大眾的參與度、互動性。如今的活動中會加入公益項目，產品在大眾內心的美譽度得以提升。有難度的是設計和實施，沒有經過專業訓練的工作人員在這方面的工作中是不可取。
2、工作職能，各種角色的管理人員之職能主要表現在：
 
①監督和控制各種角色參與人員的到場和準備情況。例如舞臺燈光音響是否已經安裝和調試完畢，為領導嘉賓準備的筆、紙、水、名牌等是否齊備，演員是否到齊，媒體記者是否已安排妥當等；
 
②負責各角色人員之間的信息溝通。參與活動的各個方面都需要互相配合，各角色管理人員應當及時傳達他們之間的信息和各種配合要求；
 
③負責解決各角色群體提出的各種要求和出現的各種問題；
 
④及時向項目負責人報告工作進展情況；
 
⑤現場出現的其他相關事務。
 
3、角色管理在籌備期的運用，在籌備期的角色管理仍以活動現場角色劃分為基礎。
 
把活動現場的角色管理任務加以延伸至活動的籌備前期，以各類參與角色為線索，分別展開與之相關的籌備工作，并安排專人負責跟進整個籌備進程，并且承擔活動現場的同一方面的工作。
 
例如在舞臺方面，可以在對舞臺、燈光、音響制作方的聯系、確認到最后簽訂合同都有一個人專門負責跟進（當然也可能是幾個人或一個小團隊），而且在最后的活動現場仍由其擔任舞臺、燈光、音響的相關事務。這樣的話，在對現場舞臺方面的監督和控制都會更加順利高效。由于一般活動從籌備開始到活動的現場實施都有一個很長的階段，人員變化比較頻繁，所以人員安排“從一而終”并不容易，但是盡管如此，我們在實際操作中還應該盡量讓人員“從一而終”。從而進一步保證活動的進程速度和效率。

西安慶典策劃公司--西安尚菲表示由于大型活動策劃現場的參與人員數量大、事物繁雜，如何控制好現場的各項工作，保證活動的順利進行，對于活動的管理者來說是一個極大的挑戰。為了提高活動實施階段的管理效率，不僅僅要做好以上3件事，并且應該實施程序化的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理。
 
西安慶典策劃公司--西安尚菲匯集專業的服務團隊、優秀的策劃精英，為各類客戶制作彰顯自身企業特色及內涵的活動方案。多次成功策劃大型比賽開幕式、閉幕式、頒獎儀式、重要工程的開工奠基和竣工典禮、開業慶典、樓市開盤、新聞發布、展會開幕、會議論壇、產品推廣、品牌傳播、文藝演出等活動。公司擁有科學的管理體系和優質媒體公司的整合傳播手段，以打造知名品牌為目標，本著專業、專注、特色服務的理念，不負每一位客戶的期望！
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