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如何計算會議活動所需的餐飲費用？會議公司

時間：2021-12-09

企業在舉辦一場大型會議之前，經費預算是一定要考慮進去的。餐飲費用作為經費預算的重要部分，必然也是要考慮進去的。對于策劃人員來說，提前根據會議的規模大小、參會人數、餐飲標準等計算出這場會議所需的餐飲費用無疑是關鍵的。今天西安會議策劃公司——尚菲文化將就這個話題與大家做以闡述。
盡管會議活動的餐飲費用是必不可少的，但因會議活動的性質和舉辦會議企業的性質的不同，其計算方法自然也有所區別。餐飲費用預算主要需要策劃人員考慮到參會的人數、餐飲標準、時間安排、會議標準和會議動因等因素。接下來小編將先為大家簡單介紹下這五個因素：
會議動因主要指舉行會議活動的原因是由于上級安排、制度需要（人大、政協等部門例行會議），亦或是本部門業務需要；會議標準主要涵蓋會議級別，是省部級會議、市縣級會議，還是部門會議；會議時間安排主要包括會議發起、結束時間；會議餐飲標準主要涵蓋單人餐飲標準及全部餐飲費用標準；會議人數主要包括會議參加者人數和工作人員人數。
在西安會議策劃公司看來，會議的餐飲費用說簡單也簡單，說復雜也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。
通常會議活動都選擇在酒店舉辦，餐飲地點自然也就在酒店了。酒店餐飲成本的核算，主要是房租成本、人工成本以及餐飲成本，餐飲主要分早餐客房訂餐和會議餐（團隊餐）等幾個方面。另外，星級酒店和中檔酒店又略有不同。
（1）早餐
早餐通常是自助餐，菜色不盡相同，服務水平不等。當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用）
（2）中餐及午餐
中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。
（3）酒水及服務費
通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。
（4）會場茶歇
此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要額外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。
（5）聯誼酒會/舞會
事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。
總的來說，會議和團隊餐的成本控制，一般都是提前確定菜單和菜品，根據價格制定相應的菜單，比較方便核算和控制。另外，酒店的淡旺季也決定了其會議餐飲費用上的差異，這點也需考慮到。
西安會議策劃公司——西安尚菲慶典禮儀服務有限公司成立于2000年，一直致力于為企事業單位提供會議服務。服務涵蓋：新產品宣傳推廣會、大型的培訓溝通會議、招股說明會、項目競標會、行業峰會、新聞發布會、巡回展示會、答謝宴會、商業論壇、項目說明會、項目發布會等。
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